Informacja z posiedzenia Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej „OLIMP” w Ujściu, które odbyło się 24 października 2023 r.

Rada na posiedzenie przygotowała Uchwałę z Regulaminem korespondencji, który określa sposób komunikacji ze Spółdzielnią, terminy udzielania odpowiedzi itp., a odpowiedzi aby zawierały podstawę prawną. Jednak Zarząd w porozumieniu z prawnikiem, dopisał ”jeżeli takie są wymagane”. Wg Rady mogłoby to być różnie interpretowanie                       i wykorzystywane niezgodnie z zamysłem i intencją Rady, która wstawiła zapis, aby w odpowiedzi do mieszkańców powołać się na konkretne przepisy, akty prawne po to, żeby każdy mógł sprawdzić prawidłowość otrzymanej odpowiedzi. Regulamin nie został podjęty, i ostatecznie został oddany do ponownej konsultacji z prawnikiem, aby każde pismo z negatywną odpowiedzią, pisma wyjaśniające, z odmową itp. zawierało  podstawę prawną.

Następna omawiana sprawa, to pismo mieszkańca osiedla Górnego skierowane do Rady Nadzorczej, z prośbą o analizę otrzymanej korespondencji i przyjrzenie się pracy Spółdzielni, gdyż odpowiedź otrzymał po terminie, a treść wydruków niczego nie wyjaśniała. Sprawa dotyczyła zaległości czynszowej, która powstała we wrześniu 2019 roku, i od tej pory nikt mieszkańca o tym nie poinformował. Pomimo, że otrzymywał co roku pisma ze Spółdzielni z rozliczeniem za wodę, nie było na nich żadnych informacji o zaległości. Po spłaceniu zaległości nie otrzymał żadnej informacji o odsetkach. Jako Rada prześledziliśmy całą korespondencję związaną ze sprawą, wysłuchaliśmy stanowiska Spółdzielni. Pisma otrzymane przez mieszkańca, były niejasne i nierzetelne. Okazało się, że w 2023 roku Spółdzielnia nie wykupiła licencji na program do księgowania czynszów, gdyż wg wyjaśnień „nie było środków na to przeznaczonych” i w 2023 roku czynsze księgowane były w programie Excel. Wg nas, program do księgowania czynszów w Spółdzielni Mieszkaniowej, to podstawowe narzędzie pracy, znacznie ułatwiające pracę i ograniczające błędy w wyliczeniu zaległości, nadpłat czy odsetek.  Pracownik, który księguje czynsze, pomimo, że otrzymał od Przewodniczącej Rady propozycję darmowego szkolenia, z takowego nie skorzystał. Dlatego poleciliśmy, aby wysłać pracownika na specjalistyczne szkolenie skierowane do pracowników Spółdzielni w zakresie księgowania i windykacji czynszów. Zarząd poinformował Radę, że na koniec bieżącego roku, mieszkańcy zostaną poinformowani o wysokości odsetek jakie mają uiścić w związku z nieterminowymi wpłatami, gdyż wcześniej uznano, że do kwoty 10 zł takowych nie pobierano, pomimo że nie ma na to żadnych przepisów.

W sprawach różnych, poruszyliśmy m. in. tematy: prowizji pobieranych od wpłat mieszkańców, którzy opłacają czynsze     w BS. Zarząd wyjaśnił, że aktualnie bank nie zawiera umów, gdzie byłyby wpłaty bez prowizji. Ponieważ  dowiedzieliśmy się, że oddział BS w Ujściu zostaje zamknięty z dniem 31.12.2023r. sprawa praktycznie nieaktualna.

Jako Rada zaproponowaliśmy aby umowę z aktualnym prawnikiem rozwiązać już teraz z terminem wypowiedzenia 31.12.2023 i w tym czasie wstawić ogłoszenie o poszukiwaniu radcy prawnego z nowymi warunkami i umową zawartą na czas określony, nie jak dotychczas na nieokreślony. Jest to też temat do rozważenia czy radca będzie potrzebny Spółdzielni cały czas, czy wystarczą konsultacje wg potrzeby. Spółdzielnia uznała, że rozwiąże umowę 31.12.2023 r. za porozumieniem stron.

Na prośbę mieszkańców poprosiliśmy Spółdzielnię, o udostępnienie pomieszczenia Spółdzielni aby Rada mogła tam mieć dyżury raz w miesiącu. Ustaliliśmy, że będzie to w pierwszy poniedziałek miesiąca. W grudniu będzie to dzień  4 grudnia w godzinach 17 – 18. Jednocześnie informujemy, że uruchomiliśmy maila: radanadzorczasmolimp@gmail.com (odczytywane będą wyłącznie wiadomości podpisane imieniem i nazwiskiem oraz z podanym nr telefonu w celu weryfikacji). Jednocześnie informujemy, że zgodnie ze statutem: „Rada Nadzorcza sprawuje kontrolę i nadzór nad działalnością Spółdzielni przy zapewnieniu korzyści członkom Spółdzielni”, natomiast „Zarząd kieruje działalnością spółdzielni oraz reprezentuje ją na zewnątrz” i dlatego większość spraw powinna być załatwiana przez Zarząd.

Protokół z posiedzenia Rady znajduje się w siedzibie Spółdzielni.

Rada Nadzorcza Spółdzielni Mieszkaniowej „OLIMP” w Ujściu